Nowoczesna rachunkowość i sprawozdawczość finansowa pełni nieocenione funkcje informacyjną, kontrolną i zarządczą, ogólnie zwane rachunkowością zarządczą.
Rachunkowość jest także swego rodzaju “gospodarczym trzonem przedsiębiorstwa”. Buduje ona podstawy do sprawowania kontroli funkcjonalnej i kontroli instytucjonalnej. Daje podstawy do podejmowania przez zarząd jednostki prawidłowych decyzji gospodarczych, dokonywania analiz i ocen wyników finansowych. Należy podkreślić, że w warunkach wolnorynkowych pełni też funkcję nowoczesnego instrumentu informacji i kontroli w zarządzaniu przedsiębiorstwem, ukierunkowanego nie tylko na przyszłość i historię (rachunkowość następcza transakcyjna), ale również na przyszłość (rachunkowość zarządcza).
Kontrola finansowo-księgowa i sprawozdawczość finansowa działa rozpoznawczo i zapobiegawczo. Rozpoznawczo – ponieważ umożliwia wczesne i szybkie ujawnienie błędów i zagrożeń, natomiast zapobiegawczo z powodu przeciwdziałania nieprawidłowościom oraz szkodom i stratom w jednostce. Kontrola ta polega na badaniu poszczególnych operacji gospodarczych pod kątem legalności, rzetelności, celowości, gospodarności i efektywności.
Funkcje tę w rachunkowości realizujemy poprzez kontrolę wstępną, bieżącą i następczą dokumentów księgowych, które księgowane są jako źródłowy materiał podlegający ewidencji księgowej.
Na podstawie dokumentów księgowych rachunkowość dostarcza kierownictwu jednostki informacje – do celów zarządzania, analizy, kontroli i oceny wiarygodności danych – poprzez prawidłowe sporządzenie raportów, bilansów, rachunku strat i zysków, sprawozdania z przepływu środków pieniężnych, stanów poszczególnych kont, w tym rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, bankami, budżetem oraz innych niezbędnych danych księgowych w wymaganym zakresie.
W celu pełnienia przez rachunkowość funkcji kontrolnych, sprawozdawczych i informacyjnych, rachunkowość powinna być rzetelna, chronologicznie i szczegółowo ujmować zdarzenia gospodarcze i systematycznie odzwierciedlać wszystkie operacje za pomocą zapisów na kontach księgowych. Przedstawiają one stany faktyczne i wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Prawidłowo prowadzona i kontrolowana rachunkowość musi stanowić podstawowe źródło informacji i kontroli działalności gospodarczej jednostki, a głównie sytuacji majątkowej i finansowej tejże jednostki.
Kontrolne funkcje rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w każdej jednostce prowadzącej księgi rachunkowe są realizowane za pomocą określonych zasad, w tym wynikających z ustawy o rachunkowości, jak też opracowanych i wdrożonych procedur, reguł postępowania i środków organizacyjno-technicznych.
Do tych reguł, zasad, procedur zaliczamy:
obowiązek dokonywania zapisów księgowych każdej operacji gospodarczej wyłącznie w oparciu o prawidłowo sporządzone i zaakceptowane dokumenty księgowe,
stosowanie zasady podwójnego zapisu na kontach księgowych (Wn i Ma),
wykorzystywanie dla celów kontroli zasady bilansowania obrotów i sald na kontach syntetycznych i analitycznych,
stałe lub okresowe uzgadnianie danych księgowości syntetycznej i analitycznej,
monitoring przyjętych procedur do stosowania zapisów na kontach bilansowych i wynikowych,
kontrola dokumentów księgowych każdej operacji gospodarczej (wstępna, bieżąca i następna) pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym,
obowiązek rzetelnego dokumentowania każdej operacji gospodarczej i przechowywanie przez określony czas dowodów księgowych i sprawozdań finansowych,
weryfikacja stanów księgowych (sald kont) ze stanami rzeczywistymi, ustalonymi w drodze spisów z natury w trakcie inwentaryzacji oraz uzgodnienia i potwierdzenia zgodności sald z kontrahentami,
zasada ostrożnej wyceny aktywów i pasywów w sprawozdawczości finansowej rocznej,
badanie i weryfikacja prawidłowości sporządzania sprawozdań finansowych, naliczanie podatków przez uprawnionych audytorów,
kontrole prawidłowości przebiegu i ciągły monitoring tzw. automatycznych księgowań przez stosowanie samokontroli.
Bardzo ważnym, być może najistotniejszym warunkiem użyteczności rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w realizacji funkcji kontrolnych jest jej fachowe prowadzenie przez wykwalifikowane i doświadczone kadry księgowe, doradców i specjalistów do rozliczeń podatkowych. Specjaliści ci w sposób profesjonalny, rzetelny dokonują ewidencji operacji gospodarczych, w tym rozliczeń podatkowych. W ten sposób zorganizowanie prowadzenia rachunkowości przez jednostkę zapewni jej nie tylko bieżącą i skuteczną kontrolę wewnętrzną, ale także traktowanie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej jako wiarygodne i niepodważalne źródło w każdym postępowaniu – w tym podatkowym, administracyjnym i sądowym.