Obowiązek wystawienia faktury korygującej następuje w przypadku konieczności zmiany danych zawartych na fakturze pierwotnej. Korekty faktury może dokonać tylko i wyłącznie przedsiębiorca, w ściśle określonych przez prawo przypadkach. Ma to miejsce szczególnie w przypadkach gdy nastąpi pomyłka w fakturze pierwotnej albo inne zdarzenie, które ma bezpośredni wpływ na zmianę danych zawartych w fakturze źródłowej.
Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Faktury korygującej nie można mylić z notą korygującą, bowiem są to dwa inne dokumenty księgowe. Wystawienie noty korygującej jest możliwe w przypadkach gdy błędy nie dotyczą kwot oraz podatku. Może ona dotyczyć np. literówek ujętych w fakturze pierwotnej, ale nigdy zmiany podatku. Faktura korygująca stanowi pełnoprawny dokument księgowy i ma moc klasycznej faktury. Powinna zostać wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach, z czego jeden trafia do nabywcy, drugi powinien pozostać u sprzedawcy. Wyróżnia się dwa typy faktur korygujących:
– fakturę korygującą in minus (wystawianą m.in. w sytuacji udzielenia rabatu lub upustu, zaraz po wystawieniu faktury pierwotnej),
– fakturę korygującą in plus (dotyczy sytuacji gdy np. podwyższono cenę bezpośrednio po wystawieniu faktury).
Zakres zmian, jakie może obejmować korekta faktury został enumeratywnie wymieniony w art. 106j ustawy o VAT. W związku z tym, sprzedawca wystawia fakturę korygującą jeśli udzielono obniżki ceny (np. w formie rabatu, upustu lub obniżki), został dokonany zwrot towarów i opakowań sprzedawcy, dokonano zwrotu zapłaty w części lub w całości, a także jeśli została podwyższona cena, stwierdzono pomyłkę w cenie lub innej pozycji na fakturze pierwotnej.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Dokładny zakres tego co powinna zawierać korekta faktury pierwotnej został określony w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Pierwszym ważnym elementem o którym należy pamiętać, jest określenie danej faktury jako fakturę korygującą poprzez ujęcie w jej treści zapisu „faktura korygująca” lub „korekta”. Przedsiębiorca ma obowiązek wskazać jej numer, datę wystawienia oraz dane zawarte w fakturze pierwotnej, której dotyczy korekta (m.in. numer faktury, określenie nabywcy i sprzedawcy, numery NIP lub inny numer identyfikacji na potrzeby podatku, datę wykonania usługi lub datę sprzedaży towarów). Faktura korygująca różni się tym od standardowo wystawianych faktur tym, że powinna wskazywać co zostało objęte korektą oraz określać jej przyczynę.
Jak poprawnie wystawić fakturę korygującą?
Poza powyższymi obowiązkami, przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów podatkowych. Jeśli faktura korygująca zmienia podstawę opodatkowania lub wysokość należnego podatku, powinien on odpowiednio je skorygować. W celu dokładnego i prawidłowego wystawienia faktury korygującej, dobrze sprawdzi się program do faktur, który przyspieszy cały proces oraz pozwoli na uniknięcie większości pomyłek.
Co ważne, przepisy nie regulują bezpośrednio jaki termin ma przedsiębiorca na wystawienie faktury korygującej. Powszechnie uznaje się, że powinna ona zostać wystawiona w okresie do pięciu lat od momentu wystawienia faktury właściwej. Taki jest bowiem termin na przechowywanie dokumentów księgowych i związany z tym okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.