We wpisie inicjującym cykl Nasi tu byli opisałem sprawę sądową, w której sąd angielski uznał, że doszło do zawarcia umowy dostawy ropy w drodze wymiany emaili pomiędzy stronami. Powyższy precedens obrazuje otwartość angielskich sędziów na realia prowadzenia działalności gospodarczej oraz ich gotowość uwzględniania w ocenie sprawy praktyki biznesowej uznawanej w danej (objętej sporem) branży, dzięki którym wyroki zapadające w takich sprawach odzwierciedlają ducha czasów.
Składanie ofert handlowych i ich akceptacja, a także negocjowanie warunków umowy w drodze korespondencji elektronicznej to praktyka dzisiaj powszechnie spotykana (i akceptowana) w każdej chyba branży, gddyż pozwala niezwłocznie reagować na zapytania drugiej strony, skracając czas prowadzenia negocjacji (zrównując się w pod tym względem z negocjacjami prowadzonymi telefonicznie lub podczas bezpośredniego spotkania), a jednocześnie pozwala na rejestrowanie stanowisk (oświadczeń woli) poszczególnych stron w sposób ukazujący jak ulegały one zmianie w trakcie prowadzonych negocjacji, co następnie może być pomocne w samych negocjacjach jak i ewentualnych sporach sądowych.
Należy jednakże wskazać, iż wyrok w powyższej sprawie zapadł na tle umowy, która w świetle prawa angielskiego nie wymaga formy pisemnej, a więc nie powinien budzić takiego zaskoczenia jak orzeczenia w sprawach Golden Ocean Group Ltd v Salgaocar Mining Industries PVT Ltd <2012> EWCA Civ 265 oraz J Pereira Fernandes SA v Mehta<2006> 2 All ER 891, bowiem w obu przypadkach sąd uznał, że poprzez email doszło do zawarcia umowy gwarancji (poręczenia), której skuteczność, zgodnie z s.4 angielskiej ustawy Statute of Frauds 1677, uzależniona jest od formy pisemnej. W świetle Statute of Frauds 1677 istnieje wymóg zawarcia umowy gwarancji na piśmie bądź też stworzenia pisemnego dowodu jej zawarcia takiego jak protokół, memorandum lub nota (określająca warunki gwarancji) podpisana przez gwaranta lub jego pełnomocnika. Chciałbym podkreślić, iż pozwane w powyższych sprawach strony nie opatrzyły maila tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, lecz wysłały zwykłe emaile jakie każdy z nas codziennie śle. Tych, którzy chcą się dowiedzieć się czym kierowali się sędziowie wydając takie wyroki odsyłam do ich treści, bowiem we wpisie chciałbym skupić się na istotnym problemie, który taki sposób prowadzenia korespondencji handlowej może rodzić tj. utratę kontroli nad momentem zawarcia umowy. Odpowiadając na kolejne pytania kontrahenta, dochodząc do porozumienia co do kolejnych warunków umowy (zamówienia) strony mogą „nieświadomie” doprowadzić do zwarcia umowy. W cudzysłowie nieświadomie bowiem oczywiście nie jest będzie to nieświadomość w pełnym znaczeniu tego słowa, gdyż strony zmierzają z reguły ku zawarciu umowy. Chodzi raczej o to, że w większości przypadków co najmniej jedna strona zakłada, że do korespondencja emailowa służy jedynie wymianie stanowisk i ustaleniu ostatecznego kształtu warunków transakcji, które następnie przybiorą formę pisemnej umowy podpisanej przez obie strony.
Co istotne prawo angielskie nie zna pojęcia culpa in contrahendo, ani też obowiązku negocjowania w dobrej wierze, tak więc nawet w przypadku dojścia do pełnego porozumienia pomiędzy stronami w kwestii warunków umownych strona może wycofać się (nie podpisywać umowy) o ile oczywiście nie doszło do jej zawarcia właśnie w wyżej opisany sposób.
Wobec powyższego istotne jest pytanie czy istnieje sposób aby zabezpieczyć się przed „samoczynnym” zawarciem umowy?
Opisany powyżej problem nie powstał wraz z rozwojem komunikacji elektronicznej, lecz doświadczenia podobne do tych opisanych powyżej toważyszyły także korespondencji biznesowej prowadzonej w tradycyjnej formie tj. listów słanych pocztą. Wobec powtarzających się przypadków uznawania przez sądy zawarcia umowy w wyniku prowadzonej korespondencji angielscy prawnicy stworzyli formułę/zapis, która miała chronić ich i ich klientów przed niechcianymi umowami, czy też przywrócić im kontrolę nad momentem zawarcia umowy. Formuła ta brzmi „subject to contract” i powinna ona być umieszczona w korespondencji – w widocznym miejscu i w taki sposób, żeby nie ulegało wątpliwości, że dotyczy całej treści korespondencji, a więc najlepiej w nagłówku. Powyższy zapis oznacza, że strona zastrzega, iż negocjacje prowadzone pomiędzy stronami nabiorą wiążącej mocy dopiero po podpisaniu umowy. Moc powyższego zapisu wynika z faktu, iż prawo angielskie, uznaje że dowodem zawarcia umowy nie może być dokument, który zaprzecza jej istnieniu. Formuła „subject to contract” jest powszechnie stosowana w korespondencji handlowej świata common law, jest to więc praktyka uznana zarówno przez kręgi biznesowe jak i sądy, co powinno być gwarancją jej skuteczności. Niemniej tytułem ostrzeżenia należy wskazać, że sądy uznawały, iż w niektórych przypadkach strony, jak wynikało z treści korespondencji oraz zachowania stron, uchyliły warunek zawarcia wiążącej umowy na piśmie i do zwarcia umowy dochodziło w toku korespondencji pomimo zawarcia w niej ww. zapisu. Były to jednak sytuacje szczególne, tak więc co do zasady zawarcie w korespondencji powyższego zapisu będzie wywierało pożądany skutek.